Gestão das Comunicações ou Gerenciamento da Comunicação em Projetos

Conforme prometido … próxima até que estamos a falar de Gestão das Comunicações.

De acordo com a PMI, Project Management Communications emprega os processos necessários para garantir a oportuna e adequada geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e disposição final do projecto informação. Esta área fornece o conhecimento crítico ligações entre as pessoas e as informações que são necessárias para o sucesso projecto comunicações.

Existe um pequeno livro arrumado por Andy Crowe chamado “Alpha Project Managers: What the Top 2% sabem que qualquer um não é”. Este livro inquiridas mais de 5000 gestores de projectos para descobrir quais os melhores gestores estão fazendo diferente. Uma das conclusões é que Andy’s top gestores gastam bastante mais tempo do que a sua comunicação menor êxito irmãos.

Em alguns casos, estes topo gestores gasta até 90% do seu tempo a comunicar de uma forma ou de outra. Devo dizer, que é certamente coerente com a minha experiência pessoal. Se alguma coisa vai mal em um dos meus projetos, geralmente é porque as pessoas não estão se comunicando uns com os outros.

Mas talvez eu estou tendo uma visão ingênua do que significa para comunicar sobre um projeto? Parece-me que a definição do PMI Communications Management é um pouco mais ampla do que apenas ter certeza que a equipa está a falar uns com os outros. Comunicações gestão lida com documentos e planos e as partes interessadas. Comunicações gestão é realmente sobre como gerenciar o fluxo de informações.

Uma vez que é do conhecimento comum que a Agile equipas não fazem documentos, estou adivinhando temos algum trabalho pela frente para conciliar esses pontos de vista.

Ok … eu estava brincando com a Agile documentação comentário. Dito isto, há claramente uma diferença na forma como estas duas perspectivas de gestão de projectos tratar a questão da documentação, elaboração de relatórios, e ainda a comunicação interpessoal.

Tanto PMI e Agile tem muito a dizer sobre a forma de gerir comunicações projeto tão vamos começar.

Planejamento das Comunicações

PMI Definição: Determinar as necessidades de informação e comunicação dos projectos interessados

Ao falar sobre Agile equipas comerciais, elas são geralmente falando de comunicação dentro da equipe. Agile coloca uma grande ênfase sobre o livre fluxo de informações entre os membros da equipa, entre os membros da equipe e dono do produto, e mesmo entre a equipe e os clientes directos. Em alguns aspectos, a Agile comunidade realmente tem captado a totalidade das partes interessadas da comunidade por trás do papel do Produto Proprietário.

A comunicação entre os membros da equipa, e entre a equipe e seus clientes, é essencial, mas não é o único componente de comunicação que deve ser planejado. Às vezes há outras partes interessadas, que temos de levar em consideração.

Ao nível da equipe, que geralmente lidam com comunicação através de membro da equipe coinstalação, brancos, wikis, e outros ricos e trabalho colaborativo. Agile equipas comerciais uma grande quantidade de documentação escrita para estes osmóticos mais formas de intercâmbio de informações. Em uma pequena equipa com um único cliente, poderá ser suficiente para sugerir que os clientes obter todas as informações que eles precisam de comparecer planeamento reuniões, diário de stand-ups, e iteração opiniões.

Quando houver mais de uma das partes interessadas, ou eventualmente uma hierarquia das partes interessadas, por vezes não é suficiente para sugerir que as partes interessadas vêm para a equipe quarto e check-out da equipe sobre o progresso Kanban bordo. Às vezes temos de fazer algumas roll-up relata toda uma carteira de projetos ou até mesmo programas. Às vezes precisamos de relatório status em um nível muito mais elevado de abstracção para uma audiência mais altos.

A chave para o planejamento das comunicações em um projeto Ágil é seguir o princípio da simplicidade. Não escrever documentação, por uma questão de documentação. Descubra o que os seus intervenientes realmente precisam e fornecê-la de forma tão rápida e tão simples quanto possível. Faça uso dos recursos naturais as fontes de informação que a equipa está já a produzir (tarefa tábuas, burndown gráficos, representações arquitectónicas) e documentação que permite criar o seu negócio para tomar decisões.

Manter as coisas leves, vá para a frente a frente, sempre que possível, e quando o necessitar de mais partes interessadas, tornar as coisas o mais simples, clara e precisa quanto possível.

Informações Distribuição

PMI Definição: Tornar a informação necessária à disposição dos interessados no projeto uma maneira oportuna

Ao nível da equipa, centra-se nas informações de distribuição ricos canais de comunicação que mencionei na última seção. Agile equipas mantêm o seu estatuto até data usando grandes, visíveis informações radiadores que todos na equipe tem acesso a sala e pode atualizar si. Estes repositórios de informação estão aí para a equipe para saber onde ela está em todos os tempos e para que possam gerir os seus trabalhos. Os efeitos colaterais desses radiadores para o Gerente de Projeto é que você tem acesso instantâneo a informações em tempo real sobre a saúde do projeto, a liberação, ou iteração.

Muitas vezes, de arquitetura e design serão elaboradas em brancos e, em seguida, minimamente documentados em um Wiki ou Sharepoint para que possam ser facilmente alterados como se aprende mais sobre a evolução do sistema. Agile equipas magra em direção leve artefatos e central, universalmente acessível repositórios. Agile equipas reconhecer que a única verdadeira representação precisa do produto é o próprio código, pois a documentação é conservada e luz em um nível bastante elevado.

Às vezes, um cliente tem uma necessidade de mais documentação detalhada para gerir uma dependência externa ou possivelmente uma auditoria exigência. Nestes casos, o aumento do nível de documentação é incorporado na estimativa para o recurso. A documentação é gratuita e não vai abrandar o trabalho de criação de software.

A chave é, mais uma vez, para descobrir qual é o montante mínimo de documentação necessária para satisfazer a exigência. Documento sistemas ao mais alto nível de abstração, pode levar. Certifique-se de compreender as necessidades de informação das partes interessadas externas, certifique-se que o trabalho é representado no atraso, e que é priorizado para atender as necessidades da organização.

Use a mesma colaboração técnicas que você usa para criar funcionalidades para criar a documentação exigida pelo negócio.

Performance Reporting

PMI Definição: Recolher e distribuir as informações sobre desempenho. Isso inclui status relatórios, os progressos medição e previsão

Ok … então nós já falamos sobre coisas como burndown gráficos e Kanban tábuas. Estas são ferramentas que uma equipe irá utilizar para gerir organicamente seu trabalho e verifique se eles estão no caminho certo. Como um ágil gestor de projecto é da sua responsabilidade de ajudar a equipa e incentivar a que estes instrumentos sejam mantidos actualizados. Na maior parte dos casos, estas são as únicas ferramentas que você terá de compreender a saúde do seu projecto, e é largamente obtê-los gratuitamente.

Desempenho em Agile projectos é bastante simples. Você sabe o quão grande é a sua carteira e você sabe o quanto você é capaz de completar cada iteração. Com base nestas duas variáveis que são capazes de prever quantos recursos que você será capaz de concluir antes do final do projeto, a liberação, ou iteração. Pessoalmente, gostaria de manter um elevado nível projecto roteiro que me ajuda a compreender onde o projeto está previsto para ser em determinados momentos em que progride para conclusão. Isto também é útil para a gestão de dependências externas.

Estas ferramentas simples ajudam a entender o que você está fazendo progressos contra as expectativas e se você precisa para estender a liberação, ajustar alcance, ou solicitar um financiamento adicional. Uma vez que você é uma equipe ágil, mais do que provável que você estar se comunicando como o diagnóstico precoce vai ser, quanto mais você será capaz de fazer, e quanto mais valor que você entregue à organização.

De qualquer maneira, você tem uma tremenda quantidade de informação ao seu dispor para se comunicar projeto para os vários intervenientes nos projectos. Pense EVM baseada na entrega de produto de trabalho.

Gerenciar as partes interessadas

PMI Definição: Gerenciamento de comunicações para satisfazer as necessidades e resolver problemas com projecto interessados.

Gerir os interessados é realmente sobre a gestão das questões que surgem durante a vida do projecto. Um benefício significativo da Agile é que nada está escondido. Este nível de visibilidade dá ao gestor de projecto a informação de que precisam para resolver problemas e eliminar obstáculos.

Problemas podem surgir durante a iteração planejamento, execução, closedown, ou apenas no decurso de um dia para o trabalho. Assim como em qualquer projecto, estes têm de obter monitorada e tratada o mais rapidamente possível. As questões são revistas diárias durante o stand-up reuniões e retrospectivas.

Há sempre vai haver algumas questões que não podem ser tratados pela equipe. Eu normalmente mantenha um semanal ou bi-semanal reunião com os membros interessados onde obter uma destilação dos impedimentos significativos e aquilo que eles precisam fazer para me ajudar a resolver o problema.

É minha opinião que os interessados têm de ser geridos e questões resolvidas, não importa qual a sua metodologia de desenvolvimento do software.

Penso que não se para esta parcela. Isso foi muito mais tempo do que eu esperava. Achei comunicações gestão seria um dos temas mais fácil de discutir. Talvez eu só preciso de ir para casa para o dia.

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