Este artigo esclarece a necessidade de uma efectiva aplicação declaração e como criar uma que irá ajudar a orientar um projecto para a conclusão bem sucedida. As diversas secções de uma declaração âmbito são discutidos, bem como dicas sobre como minimizar âmbito rastajam – a tendência para um projeto para aumentar a extensão ao longo da vida do projecto.
Introdução – onde começar
A declaração é uma possibilidade a mais crítica de peças de um projeto, e escrever um pode ser uma tarefa difícil para um gestor de projecto. Mas, efetivamente uma declaração escrita alcance pode ajudar o resto do projecto, juntamente com o mínimo de problemas de fluxo. Vamos dar uma olhada em como escrever um bom alcance afirmação, seus componentes necessários, e as armadilhas a evitar durante a sua criação.
Os primeiros passos na escrita um alcance é o preenchimento da declaração o nome do projeto, projeto charter, e uma listagem do projeto proprietário, patrocinadores, e as partes interessadas. Em seguida, um projecto justificação terá de ser identificado, bem como ao projecto requisitos, metas, e os resultados. Qualquer não-objetivos – itens que estão fora do escopo do projeto – deverão ser identificados aqui. E, finalmente, as estimativas dos custos têm de ser fornecidos no âmbito declaração. Esta informação pode ser facilmente disponíveis ou que podem ter necessidade de ser compilado a partir de várias fontes, mas o âmbito declaração é onde ele precisa ser documentado todos juntos. Isto pode ser uma tarefa complicada, mas ela é necessária. Dado que o projecto avança, todos os envolvidos sabem onde se pode olhar a questão deve surgir.
A afirmação é apenas uma extensão de muitas formas de gestão de projectos.
Claro e conciso é o artigo
Um âmbito declaração deve ser muito clara e concisa, e no nome do projeto é um bom lugar para começar. Um projeto eficaz nome diz algo como “Criar um Plano de Marketing Para aumentar as vendas de X Widget em Chicago ‘. Isto é muito melhor do que “Plano de Marketing Project”, que é definitivamente concisa, mas de nenhuma maneira clara. O objetivo do nome do projeto é documentar o projeto de modo que todos os envolvidos é do conhecimento do que é esperado durante o período de vida do projecto. Um bom projeto nome também ajuda a fornecer uma visão de onde o projecto é liderado. Você pode baixar um exemplo de uma declaração âmbito clicando aqui.
Um projecto Carta deve ser redigida próximo. Uma carta é normalmente usado para três diferentes razões:
* Concessão do projecto
* Proporcionar um elevado nível panorâmica
* Identificar as principais partes interessadas
A carta inclui frequentemente o nome do projeto proprietário, bem como ao projecto patrocinadores. Identifica também os objetivos ou metas, e as limitações de recursos ou de tempo. Finalmente, a carta é usada como um ponto focal em toda a vida do projecto, que pode ser especialmente útil durante a mudança de controlo para minimizar reuniões âmbito fluência. Âmbito fluência é um fenômeno em que o alcance de um projeto aumenta progressivamente ao longo do tempo.
O âmbito declaração deve identificar o motivo para o projeto. Isso normalmente é chamado o projeto justificação. Geralmente é uma declaração ou duas identificar a razão pela qual o projeto está sendo criado. É importante ter o projeto identificou justificação porque isto ajuda a dar orientação geral para o projecto, bem como enfatizar a meta final. O projeto deve ser justificação forma clara e precisa para que ele identifica quantificáveis uma medida de sucesso para o final do projeto. Uma justificação eficaz como pode ler o seguinte:
Este projecto é criar um plano de marketing bem sucedida para o mês de agosto de 2008, a fim de aumentar as vendas de X Widget até 15% na área metropolitana de Chicago. Este é um bom exemplo de uma efectiva justificação porque é quantificáveis e qualitativos. Distinct limites são definidos, como o que é o resultado esperado do projecto, pelo que não é ambiguity.Requirements, Deliverables and Non-Goals
A próxima seção no âmbito declaração deverá enumerar os requisitos do projeto. Os requisitos são objectivos que devem ser cumpridos durante o projeto e, muitas vezes, elas incluem etapas significativas ou metas. Os objectivos devem ser quantificáveis e claramente identificados. Todas as metas ou objetivos devem ser claramente identificados, bem como de quaisquer não-objetivos. Não metas são itens que não são especificamente vai ser abordado pelo projeto, que ajuda a eliminar a possibilidade fluência. Ao identificar claramente estes como não objectivos, o âmbito de aplicação não pode incluí-los mais tarde, sem passar por um processo de mudança de gestão. Afinal, muitos gestores monitorar suas metas, objetivos, e / ou produtos utilizando uma obra Discriminação Estrutura.
Os resultados de um projeto devem ser claramente identificados dentro de um âmbito declaração. Se necessário, resultados devem ser vinculados a metas específicas no cronograma do projeto. Os resultados ainda precisam ser acordadas pelas principais partes interessadas, bem como o projecto proprietário. Deliverables pode incluir qualquer pessoal a formação necessária para o culminar do projecto. Ou prestações poderá ser um produto final a ser fornecida às partes interessadas. Não importa o que torna-se um projecto de resultados, detalhes específicos sobre eles é a regra de ouro. Quanto mais claramente os produtos são identificados e especificados, menos chance haverá margem para a fluência de ocorrer mais tarde.
Estimativas de custo para o projeto também deve ser incluída no âmbito declaração. Este é um processo de planeamento de projectos essenciais, de modo que a estimativa dos custos deve ser tão exacta quanto possível. Se a estimativa dos custos são muito baixos, o projeto vai passar por cima de orçamento – por vezes de forma significativa. Se a estimativa dos custos são demasiado elevados, os recursos que estão alocados para o projeto – quer se trate de dinheiro, equipamentos ou pessoas – não estão disponíveis para outros projectos e susceptível de afectar negativamente a eles. Portanto, a faixa mais sobre o custo estima-se, o mais eficiente e bem sucedido o projecto vai ser. Isto pode ser uma tarefa difícil para o gestor de projecto para fazer, mas o custo de gestão é um factor de sucesso crucial para os projetos.
Finalização e Aceitação
A última parte significativa de um escopo é a declaração formal de aceitação assinaturas. Uma vez que o gestor do projecto elaborou toda a documentação em uma declaração clara e concisa, todas as principais partes interessadas, bem como o projeto proprietário precisará assinar fora nele. Este é um passo muito significativo e pode ser uma ferramenta muito útil na mitigação âmbito rastajam também. Uma reunião deverá ser realizada, onde todos podem ser desde uma cópia da declaração alcance. Naquele momento, quaisquer discrepâncias podem ser esclarecidos ou última hora alterações podem ser feitas. Quando todos sinais largo alcance sobre a declaração, deverá haver acordo entre todas as partes, bem como o projeto pode começar. Por que todo mundo assinar o alcance declaração, há muito pouca chance de surpresas pelo caminho. E no caso de que algo não pop up, não há documentação do que foi acordado inicialmente de modo que as mudanças podem ser feitas se necessário. Se não mudar alguma coisa no caminho e as possibilidades que têm de ser aumentadas, por algum motivo, as assinaturas devem ser obtidos a partir de todos mais uma vez.
Exaustivamente detalhados específicos, claros e concisos em toda língua, e para evitar ambiguidades, são as chaves para fazer uma declaração alcance efetivo e útil. Também é muito benéfica para ter todas estas informações documentadas em um lugar – mesmo se o processo de criação é enormous.The tarefa de criar um âmbito declaração pode abranger uma grande quantidade de tempo para qualquer gestor de projecto, mas as recompensas costumam incluir mais bem sucedidos projectos e minimizada âmbito rastajam todo. E isso pode ser um benefício altamente desejável, como é muitas vezes um alcance rastajam causa significativa do projecto fracasso. Então documento tanto quanto possível, tão claramente quanto possível, e certifique-se de todos os envolvidos é do conhecimento do que se esperava. Através de documentação clara e concisa, uma declaração âmbito da utilidade brilha toda a forma de projecto sucesso.